Ben jij een nauwkeurige meedenkende directiesecretaresse die van plannen en organiseren houdt? Dan is deze baan misschien wel iets voor jou!
Wat ga je doen?
De directiesecretaresse ondersteunt primair de voorzitter door het vloeiend en gestructureerd laten verlopen van alle communicatie en (werk)processen. Het vertrouwelijk behandelen van alle secretariële, financiële, organisatorische en algemene taken is van groot belang. Je doet dit samen met een collega. Daarbij ligt jouw prioriteit bij het ondersteunen van de voorzitter en die van je collega bij het ondersteunen van het managementteam. De voornaamste taken zijn:
- Je beheert de agenda van de voorzitter.
- Je plant, agendeert en coördineert afspraken.
- Je schat de urgentie en noodzaak in van vragen op directie- of bestuurlijk niveau en weegt de oplossingsalternatieven tegen elkaar af.
- Je bereidt -samen met je collega- de bestuursvergaderingen, de algemene ledenvergaderingen werkoverleggen voor (plannen data, reserveren accommodatie, verzorgen agendering, verzamelen en verspreiden stukken).
- Je zorgt voor een adequate verslaglegging en opvolging van de actiepunten.
- Je bewaakt de procedurele voortgang van besluiten en afspraken.
- Je verwerkt (uitgaande) correspondentie en draagt zorg voor een tijdige en complete afhandeling hiervan.
- Je beantwoordt op correcte wijze telefonische verzoeken en ontvangt gasten van de voorzitter en het managementteam.
Wat neem je mee?
- Je beschikt over een secretariële opleiding op minimaal vwo-niveau.
- Je hebt behoorlijke ervaring in functies van gelijke aard en niveau.
- Je beschikt over goede redactionele vaardigheden, kunt stevig optreden en hebt organisatietalent.
- Je bent accuraat, beheerst de Nederlandse taal uitstekend en het Engels voldoende in woord en geschrift.
- Je vindt het vanzelfsprekend om je nieuwe werkwijzen en digitale systemen snel eigen te maken.
Je bent een veerkrachtig persoon die prioriteiten kan stellen en weet om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Daarnaast ben je creatief in het vinden van oplossingen in tijden van piekbelastingen. Je beschikt over prima sociale vaardigheden en je kunt zowel in een klein team (een directe collega) als zelfstandig werken.
Vereniging Hogescholen
De Vereniging Hogescholen zet zich dagelijks in voor het beste onderwijs en onderzoek in het belang van 36 hogescholen en het realiseren van een bijdrage aan grote maatschappelijke vraagstukken. Samen beïnvloeden we de politieke besluitvorming en zijn we een belangrijke gesprekspartner voor maatschappelijke organisaties en overheden op alle aspecten die het hoger beroepsonderwijs en de hogescholen raken: van aansluiting onderwijsarbeidsmarkt, bekostiging en verantwoording, tot arbeidsvoorwaarden, een leven lang ontwikkelen, praktijkgericht onderzoek en internationalisering.
Wat wij bieden
- Een uitdagende en afwisselende functie in een kleine, slagvaardige organisatie.
- Een passend salaris van € 2.902,24 tot max. € 3.896,00 (schaal 8 CAO Rijk).
- 8% vakantietoeslag, een 13e maand en reiskosten worden op basis van openbaar vervoer (2e klasse) vergoed.
- Een goede pensioenregeling bij ABP.
- Een aantrekkelijke collectieve ziektekostenverzekering
- Oog voor gezondheid (Open-Up, vers fruit etc.)
- Jaarlijks goede scholingsmogelijkheden.
- Een contract voor de duur van een jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.
Interesse?
Herken jij jezelf in bovenstaand profiel? Dan zijn wij benieuwd wie jij bent! Deze vacature is uitgezet bij werving- en selectiebureau Espaz. Je sollicitatie (CV met motivatie) kun je richten aan Georgia Buitelaar (vacatures@espaz.nl).
Wil je inhoudelijk meer weten over deze functie dan kun contact opnemen met Mariëtte Dokman, HR adviseur, telefoon 06 518 405 65, dokman@vh.nl
De Vereniging Hogescholen hecht waarde aan een divers samengestelde organisatie, de verschillende achtergronden en perspectieven zijn een waardevolle toevoeging in advies en kennisdeling.